电子邮件组织提示提高您的工作效率

经过沙龙·埃尔伯

电子邮件

电子邮件可以是现代令人难以置信的工具工作环境。它允许从不同地点工作到协作的人,它可以帮助您留在未解决的问题上的任务,并且可以让您与客户和客户保持联系。

但是,电子邮件也可以是浪费时间的巨大来源,工作损失在工作中。如果您发现自己在您的电子邮件中的大部分工作日,或者发现电子邮件已成为您工作的压倒性部分,那么一些电子邮件策略可能会帮助您在工作中获得显着的生产力

以下是10个提示更有效地处理电子邮件:

#1:批处理您的电子邮件

批量处理是一种生产力技术,可以提高您在许多不同工作领域的时间内更少完成的能力,电子邮件也不例外。批处理的简单技巧是简单地阻止某种工作的时间,将类似的任务加上相似,以便将时间切换到另一个类型的工作。

电子邮件是批处理的完美候选者,因为它是重复的,并且需要某种类型的焦点。在整个一天不断跳转进出电子邮件,而是每天尝试向电子邮件调度时间。使您的时间块足够长,可以使用下面的技术通过整个收件箱进行通过下面的技术进行组织和简化的电子邮件工作流程。

对于本文,每次坐到您的电子邮件时都会做的第一件事就是通过收件箱。当您使用传递启动每个电子邮件块时,您会发现您开始使用彻底简化整个流程的处理电子邮件进入节奏。

#2:保留您的收件箱仍需要采取行动的电子邮件

在您的收件箱传递时,请留下所有仍然需要您的行动的项目:在您的收件箱中。当您的收件箱充满了需要您的行动的项目时,它将变得更加清晰“待办事项列表”,以便自动地完成完成工作。

任何电子邮件组织策略的目标最终最终将您的收件箱保留为未解决问题留下的地方。一旦解决了任何问题,您不再需要采取行动,应将电子邮件删除,标记为垃圾邮件,或移动到文件夹。

#3:从收件箱中删除或标记为垃圾邮件

正如您正在进行您的收件箱,并且在您实际打开任何电子邮件之前,请查看主题行,然后选择已知的所有传入消息是垃圾邮件或以其他方式无关紧要您的工作。通过选择它们,然后删除它们,然后删除它们,然后删除它们。

或者,如果您在收件箱中获取垃圾邮件,请花时间使用您的电子邮件筛选电源来编写这些电子邮件作为垃圾邮件,以便自动将它们发送到垃圾邮件文件夹,从长途运输中保存您的大约时间。

#4:使用文件夹组织已完成的电子邮件

当您正在通过收件箱工作时,某些电子邮件将只是通知问题已得到解决。例如,您可以收到交易的确认,感谢您在某个项目上的同事,或者您发送的电子邮件的跟进。

这些类型的问题都是“已解决的”,因此不再需要您的任何行动。而不是删除它们,只需将它们移动到包含某种类型的所有电子邮件的文件夹或标签。根据文件夹,您的组织策略应该对您的工作有意义。它可以由您的不同客户,在您的工作或特殊项目中组织的不同部门组织。

通过使用文件夹和/或标签,您可以放弃解决问题,但仍然有信心,如果您需要回去参考,您将能够快速找到它们。并且,一旦将该电子邮件发送到文件夹,您将不再使其对收件箱混乱。

#5:取消订阅无关的新闻通讯和警报

值得前进的时间并取消订阅与您的工作无关的新闻通讯和警报。这些电子邮件可能会分散注意力,当您尝试维护您的焦点并查看您的待办事项列表时,您需要的最后一件事。

#6:创建一个单独的工作和个人电子邮件帐户

谈到电子邮件时,人们在电子邮件中进行的一个最大的错误之一是为个人和专业通信使用相同的帐户。这只是分散和失去焦点的方法。它还在您的收件箱中创造了杂乱,在电子邮件中遇到时的主要原因。

将您的个人通信保留到其他电子邮件帐户,您会发现在电子邮件时关注工作问题,更容易。

#7:应用两分钟的规则

在执行电子邮件传递时,请继续,并解决任何仅需要两分钟或更短时间的问题才能解决。并且,一旦您解决了它们,别忘了返回并将原件移出收件箱并进入相应的文件夹。

通过每次通过每次通过时都会照顾小问题,您将收件箱保持清洁,尽可能地清洁,注意仍然需要完成的,并帮助您在问题上提出奖项仍然需要你的注意力。

通过逐渐变得轻松,您可以将您的重点转移到可能需要更多努力处理的问题。如果没有一堆小事的杂乱,你可以更好地做得更好,更复杂的问题需要更深入的关注。

#8:为重复问题创建电子邮件模板

你发现自己在电子邮件中一遍又一遍地说同样的话吗?如果您发现自己在电子邮件中处理重复问题是创建一个模板响应,您可以做的最好的事情之一是您可以快速自定义为回复。

您可以通过使用您的电子邮件程序或使用单独的文件系统来完成此操作,但诀窍将快速且轻松地省去模板文本以节省时间。

#9:要从组电子邮件中删除的请求您不需要参与其中

专业环境中存在趋势,以添加太多人来组合电子邮件,这些电子邮件会在您的收件箱中创造了很多不必要的,有时会使流量。如果您知道在特定讨论中不需要“在循环中”,这在收件箱中创建不必要的流量,只需从列表中删除。

#10:学会使用和信任电子邮件搜索功能

最后,许多人允许他们的收件箱变得混乱,因为他们担心他们将无法在道路上找到给定的电子邮件,如果他们需要它。但是,相反是真的。通过留下已经处理收件箱的随机电子邮件,您实际上使您的电子邮件工作更加困难,因为您无法透明地讲述您的注意力,以及什么并没有。

除了在收件箱中保持已解决的电子邮件,而不是在收件箱中保留已解决的电子邮件,了解如何使用上述文件夹,并了解如何使用电子邮件程序的搜索功能。这将为您提供安心,如果您需要一封电子邮件,您可以使用几个关键搜索条件轻松找到它。

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